理事会の運営

マンション管理組合は区分所有者全員で構成されますが、毎回全員を集めて話し合ったり物事を決めたりするのは現実的ではありません。そこで、管理組合員を代表する理事を選任し、理事会にて日常的な懸案事項について各役員からの意見を拾い上げ、解決への方向性を見出します。いわゆる管理組合の『執行機関』です。

理事および監事は総会で選任(または解任)され、任期は管理規約で規定されています(ほとんどが1〜2年)。再任を認めている場合も多く、理事長が固定化している組合もあります。また、そのマンションに居住していることを条件にしているケースがほとんどです。

理事会は、標準管理規約では過半数の理事の出席で開催できるとされています。これは、重要事項については総会で決定される仕組みとなっているため、理事会は決議より業務執行を機動的に行うことを優先しているためです。

理事会の活動内容

理事は、マンション管理業者との窓口となり、マンションの清掃・点検、長期修繕計画の作成・変更、管理規約や使用細則の見直し、住民からのクレームやトラブル対応などがあります。
理事はそれらを実現したり実行に移すために、理事会を開催します。総会とは異なり開催回数の取決めはありませんが、ほとんどの管理組合では月1回程度開催されているようです。
理事会終了後、速やかに議事録を作成し区分所有者に配布しましょう。それにより、理事会活動の周知と管理に対する意識を高める重要な役割を果たすことができるからです。

また理事会では、総会にて決議する議案を作成します。理事会で決定された事項を総会で審議します。なお総会は、開催日から通常は2週間前までに、会議の目的となる事項を示して、区分所有者に通知することが必要です。

理事長とは

理事長は理事会を代表するとともに、管理組合の代表でもあります。区分所有法で定める『管理者』は理事長のことを指します。
理事長は総会で決議されたことを実行し、管理規約で定められた行為を行う法律上の権限があり、義務を負います。

副理事とは

理事長を補佐し、理事長になんらかの事故があった時など、その職務を代行します。

理事とは

組合によって、副理事長・書記・会計などと担当分けしている場合もあります。なお、理事は総会にて選任されますが、理事長および各理事の担当は、理事の中から互選により選任されることになります。

監事とは

監事は管理組合の会計や理事会の業務執行状況について、監査および報告をする役割となっています。
実は監事は、理事会の構成員でないため、理事会に出席して決議に加わることはできないのです(意見を述べることはできます)。こういうところは株式会社の監査役と同じですね。
管理業務の執行および財産の状況に不正があると認められた場合は、臨時総会を招集することができます。また、総会前に収支報告書の監査を行い、総会時にその報告を行います。