総会の運営

総会は、管理組合組織における最高意思決定機関です。1年間の活動報告や決算報告・予算承認、ルール変更や問題解決、長期修繕計画など、意見交換や討論を経て、最終的な決裁を取る場となっています。
少なくても毎年1回、管理者(理事長)が理事だけでなく管理組合員(区分所有者)全員に召集をかけます。

総会は、区分所有者の総意を検討・取りまとめる場だけでなく、自分たちの財産の管理状況把握や今後の方向性を検討するなど、非常に重要なイベントです。
但し残念ながら、調査では、現在の出席率は80.3%と決して低い数字ではないですが、『委任状および議決権行使書』提出者を除くと34.1%と、実質参加者は3分の1となっています。
※国土交通省『平成20年度マンション総合調査結果について』より

 区分所有者である以上、マンション管理から逃れません。また、自分たちの財産は自分たちで守る意識を持って欲しいと思います。

総会の準備

総会で話し合われる内容とその説明を記した議案書を、区分所有者全員に総会開催の標準管理規約では2週間前まで(原則は1週間前)に配布して通知を行います。原則、議案書に書かれていない内容については決議することはできません。議案書を配布する際、開催通知書(案内)、出席票、委任状、議決権行使書などを同封します。
通常総会には区分所有者全員の出席が望ましいので、理事長は、集まりやすい日時を選んで通常総会の日を決めます。
日時は、土曜の午後あるいは日曜日に、場所は、マンションになるべく近い場所を選びます。
総会開催の通知をした後は、出席票などの提出状況を毎日チェックしながら、遅れている組合員には督促をおこなうなど、参加者をできるだけ増やすようにしましょう。

総会の議事進行

通常、総会の議長は『管理者』である理事長が行います。進行はおおむね以下の順番で行います。

1) 開会宣言
2) 議長の確認
3) 定足数の確認と報告
4) 議事録署名人の指名
5) 各議題の説明・質疑応答・決議
6) 閉会宣言

総会の普通決議

総会は、区分所有者の半数以上が出席(もしくは委任)しなければ成立しません。また、議事は出席者(議決権)の過半数で決します。逆にいえば、議決権総数の最低4分の1の賛成があれば可決できるということになります。

主な普通決議事項には以下の内容があります。

1) 収支決算報告と事業報告の承認
2) 予算と事業計画の承認
3) 理事・監事の選任または解任
4) 管理業務の委託契約等の更新や変更
5) 管理費等の金額の決定や変更
6) 使用細則の制定および変更や廃止

総会の特別決議

1) 議決権の5分の4以上の賛成が必要 ・建物の建替え
2) 議決権の4分の3以上の賛成が必要 ・規約の設定・変更・廃止
・管理組合法人の設立・解散
・義務違反者に対する専有部分の使用禁止請求訴え、区分所有権および敷地権利権の競売訴え、義務違反者の占有者に対する引渡し請求の訴え
・大規模滅失の場合の建物の復旧
・形状または効用の著しい変更を伴う共用部分の変更

総会の種類

総会には定期総会(通常総会)と臨時総会があります。
定期総会は、区分所有法により年に1度、会計年度末から2ヶ月以内に開催しなければなりません。
定期総会では、前年度の決算報告と事業報告、新年度の予算と事業計画、新しい理事の選任などが必ずおこなわれます。
臨時総会は、補欠理事の選任や緊急の設備補修工事など急を要する問題が発生した場合や、大規模修繕工事の実施が近づくなど決議しなければならない内容が増え、定期総会だけでは時間が足りない場合などに開催します。

議事録の作成

総会が終了後、議長(理事長)は議事録を作成しなければなりません。通常、管理業者に作成してもらう場合がほとんどだと思います。
議長および出席した理事2名が署名・押印し、区分所有者に配布します。なお、議事録を作成しなかったり虚偽の記載等をすれば、区分所有法により議長(理事長)に罰金が科せられますので気をつけましょう。