管理業者のリプレイス(変更)

最近、管理組合の意識の高まりから、管理会社の変更を検討することが多くなっているという話をよく聞きます。これは、管理費用の高止まり、費用内訳が不透明、管理人や清掃業務などへの不満、クレーム対応の遅さなど管理業者の対応のまずさから不信感が高まっているようです。

インターネットなどで情報が得られやすい環境になっていることや、不況による生活防衛面、不動産関連会社の倒産・再編などの不安要素など、様々な要因が背景にあるといえます。

”現”管理業者の再評価

管理業者の変更(リプレイス)は、選定作業や引継ぎに多くのエネルギーを費やすことになりますし、変更後に必ずサービスが向上するとは限りません。まずは委託している管理業者に問題点の改善を働きかけてみましょう。
管理業者も営利企業ですから、仕事がなくなるのは困るはずです。また、管理組合から注文が多いところとそうでないところで、管理組合を格付けをしているなんて話も聞きます。当然、注文が多い管理組合にはエース級が担当し、細かいケアをしていくようです。
管理業者に対する不満は、会社の体質的な問題よりフロントマン(担当者)の個人的な問題の場合が多くあります。その場合、会社に対してきちんと要望をすることで解決できるはずです。
そこでまず、管理委託契約書の内容を確認し、十分に行われていない業務の委託内容を確認して、まとめて管理業者に要望するのが良いと思います。但し、何のリアクションもなかったり、単に回答を引き延ばすようでしたら、リプレイスを実行するしかありません。

”新”管理業者選定の手順

管理業者を変更される場合、理事会役員だけでなく、区分所有者の合意を得ないで後で大揉めするというケースがあります。事前に変更理由等を総会で説明し、区分所有者の納得を得た上で進めることが大切です。

おおまかには以下のような流れとなります。

1) 管理組合が希望する管理の仕様を明確化
2) 候補となる管理業者をリストアップ
3) 見積り依頼
4) 1次選考(候補業者の絞り込み)
5) 2次選考(候補業者を理事会に招きプレゼンをしてもらう)
6) 臨時総会を召集し、過半数の通常決議により承認
7) 新管理業者と契約の取り交わし

見積り依頼時に必要な書類は、現在の委託契約書、各種点検報告書、分譲時の販売パンフレット・図面集などです。

管理業者が三行半(みくだりはん)を突き付ける

逆のケースとして、管理業者側から管理組合に対して契約解除通知を送ることがあります。原因としては、管理費滞納の増加と未収金の放置、修繕積立金の資金確保難などありますが、何より区分所有者の無関心により合意形成ができないため、何を提案をしても聞き入れられず、今後管理をしていくのは厳しいと判断された場合などです。
管理業者も商売ですから、手間ばかり掛かって儲からない管理組合は、改善が見込めないようでは致し方ありません。そうならないよう管理組合も主体を持って動くことを心がけたいものです。